Как да изберем счетоводител за по-малко от няколко дни?

Здравейте приятели,

Когато започвате бизнес или вече сте започнали такъв, в един момент ви хрумва, че на документите ви трябва да се води отчетност. След кратко търсене откривате, че в интернет, а и вероятно в района около вас, има доста богат избор. Счетоводни услуги се предлагат буквално навсякъде.
С тази статия целим да ви подпомогнем при избора на счетоводител така, че след това да не съжалявате за взетото от вас решение и да не попадате често в неприятни, а не рядко и финансово неизгодни ситуации. В един руски сайт, открихме базови критерии, "как да направите правилният избор" за по-малко от няколко дни и публикувахме тук преведената от руски статия. Направихме няколко малки допълнения, така че материалът да е съобразен и пригоден за българския пазар.
1. Възможно е наетият счетоводител да не ви безпокои през седмицата. Какво мислите ще произтече от това? Смятате, че ви е провървяло, но не е така. Счетоводителите непрекъснато трябва да общуват с фирмата, с която са в сътрудничество, да искат допълнителни документи и обяснения. Ако не го правят и си кротуват значи, че им е все едно как се осчетоводява фирмата. Те „рисуват” отчетите ви без да имат упората на съответните документи. В този случай очаквайте проблеми още при първата проверка .
2. Добрият счетоводител съхранява реквизитите на всички първични документи-фактури, договори, актове и др, и ги отчита в базата данни. При въпроси „Как се получава тази или онази цифра за...”, би трябвало да получите отговор след няколко минути, като същевеременно вашият счетоводител се обоснове и представи съответните документи. Ако не може да го направи, значи в документацията цари хаос, който рано или късно ще е изцяло за ваша сметка.
3. Професионалистите не приемат нищо на доверие. Ето практически съвет, съгласно тази максима. Представете документ с малка грешка – на договора му липсва дата или подпис, фактурата няма отбелязана ставка ДДС или е не се е подписало Материално отговорното лице (МОЛ). Следете реакцията. Ако счетоводителят приеме документа без забележки, значи не е много добър специалист. Добрият счетоводител ще ви помоли да си отстраните грешката.
Тук недейте да очаквате реакция на момента. Често документите се приемат днес, но се обработват в последствие. Дайте време на фирмата да реагира. В притивен случай ще получите едно добре аргументирано оправдание.
4. Поинтересувайте се от практиката на вашия счетоводител, вижте с какви казуси се е сблъсквал и какъв профевсионален опит има. Така ще изключите възможността да попаднете на човек, който се учи върху вашата фирма или по-страшният вариант- на човек с богат опит, който не е прилагал в последните 10 или дори 20 години. Какви са рисковете? Познанията му са стари, практиките се менят, законодателството също. Вашият избранник може да се окаже опасен за бизнеса ви поради самувереност, че знае всичко и е много добре подготвен, но всъщност не е.
5. Опитните счетоводители непрекъснато общуват с данъчната администрация в ежедневието си. Да намериш общ език с данъчните- това е втората природа на един истински счетоводител и изключително благоприятно умение, от което печелите само и единствено вие. Когато счетоводителят ви постоянно се оплаква, че данъчните го „притесняват”, не е на добре.
6. Добрият счетоводите не е този, който ви дава справките, отчетите и балансите в уговорените срокове. Един истински счетоводител познава и законите, постоянно предлага варианти за данъчни облекчения и методи за оптимизация на разходите ви. Това видимо ще проличи в хода на вашия бизнес. Данъците намаляват и данъчните не възразяват срещу това.

7. Счетоводителите на частна практича обикновено водят поне няколко фирми. Хубаво е предварително да изясните какъв е обемът на тяхната заетост. Ако счетоводителят ви има 45 клиента и повече, едва ли на вашата фирма ще се отделя достатъчно внимание, без това да се отрази върху качеството. В зависимост от обема и индивидуалните потребности на всеки клинет, опитмалното натоварване е до 15 фирми на счетоводител. Ако един или повече клиенти са с обемна дейност, числото не бива да надхвърля 10 фирми на едно работно място. Ако се обръщате не към отделен човек, а към счетоводна фирма, опитайте се да получите информация според горния критерий, какво е натоварването на всеки отделен служител. По този въпрос ще напишем повече по-нататък, защото има още какво да се каже.
8. Цените в счетоводния бранш варират от много ниски до много високи. Тук е моментът да ви светне една предупредителна лампичка за прекалено ниските цени.
Представете си, че се обръщате към отделен счетоводител или към счетоводна къща. Отсреща ви съобщават една примамлива и откровено ниска цена. В началото сте много изкушени да я приемете.Стоп... Замислете се как се покриват с такива хонорари следните задължителни нужди на счетоводството:

- Лицензиран счетоводен софтуер, който изисква поддръжка, обновяване, антивирусни и антихакерски защити.
- Лицензиран правен софтуер, който често се актуализира и който задължително и редовно трябва да се следи. Той също е платен и изисква защити и поддръжка.
- Качествено подготвени специалисти, който разбират от работата си , но искат и еквивлаентно заплащане на труда си
- Материално-техническа база- в случая компютри, принтери, ксерокси, скенери, факс, мобилен телефон и др. са поне елементернатите неща, с които трябва да разпога вашият избранник за счетоводител. Разбира се, те също изискват поддръжка.
- Нещо много важно, което пропуснах умишлено. Това е офисът. Да речем се спирате на счетоводител, който работи другаде на заплата, а в „свободното си време” обслужва вас. Работи от дома си, защото така му е по-удобно. Как и кога ще се свържете с него, ако имате проблем ? В края на работния ден ? През уикенда? Ами ако не вие го потърсите първи, а данъчният инспектор...
В този случай един действащ офис е задължително изискване за вашия избор.

С 20 или 30 лева счетоводен хонорар, определено няма да получите това качество.

Надявам се да сме били полезни и успех в търсенето!